Jokaiseen kongressiin sopiva kokonaisuus

© Vesa Laitinen

Confedent International on täyden palvelun kongressitoimisto. Palveluvalikoimaamme kuuluvat kaikki kokous-, seminaari- ja kongressijärjestämiseen liittyvät palvelut. Pyydä tarjous seuraavalle live, hybridi- tai virtuaalitapahtumallesi.

Jokaiseen kongressiin sopiva kokonaisuus

Räätälöimme palvelukokonaisuutemme asiakkaan tarpeiden mukaisesti hyödyntäen laajaa verkostoamme niin Helsingissä kuin ympäri Suomen tapahtuman koosta riippumatta. Alla luetellut ovat esimerkkejä saatavilla olevista palveluistamme.

  • Nimetty kongressipäällikkö ja -koordinaattori joka tapahtumalle
  • Projektin yleiskoordinointi ja dokumentointi
  • Tapahtumapaikan varaukset ja yhteydenpito
  • Tilojen käyttösuunnitelma ja tekniset tarpeet, pelastussuunnitelma ja ensiapu
  • Somistus, kyltitys, catering
  • Tulkkausjärjestelyt
  • Yhteydenpito yhdessä sovittujen alihankkijoiden kanssa
  • Yleinen konsultointi mm. avustusten, varainhankinnan ja markkinoinnin osalta
  • Kutsuttujen puhujien matka- ja majoitusjärjestelyt ja -kirjeenvaihto
  • Palautteen kerääminen osallistujilta ja näytteilleasettajilta
  • Yhteenveto- ja palautekokous järjestäjien kanssa tapahtuman jälkeen
  • Yksilöity loppuselvitys tapahtuman tuloista, menoista ja alv-kannoista tapahtuman jälkeen
  • Tilaisuuteen sopivin hybridi- tai virtuaalikokonaisuus
  • Confedentin osaava tiimi konsultoi koko prosessin ajan
  • Huippulaatuinen tekninen toteutus alan ammattilaisten toimesta
  • Striimialusta yrityksen ilmeen mukaisesti
  • Osallistujien tunnistuslinkit
  • Tekninen tuki ja moderointi
  • Virtuaalinen aulapalvelu
  • Chat
  • 1:1 videopuhelut
  • Sponsorit & näytteilleasettajat
  • Etäpuhujien liitos striimiin
  • ZOOM/Teams -toteutus tai videokuvaus paikanpäällä tai studioympäristössä
  • Ilmoittautumislomakkeen suunnittelu, luonti ja räätälöinti kongressin visuaalisen ilmeen mukaan
  • Tarvittavien osallistujatietojen kerääminen online-lomakkeella (yhteystiedot, ilmoittautumiskategoria, retket, iltajuhlat, erikoisruokavaliot, viisumikutsutiedot)
  • Majoitusvaraukset tapahtuman huonekiintiöstä online-ilmoittautumisen yhteydessä
  • Osallistumis- ja muiden varausmaksujen luottokorttiveloitukset salatussa yhteydessä
  • Laskujen lähettäminen osallistujille
  • Vahvistusten ja kuittien lähettäminen sähköpostitse
  • Mahdolliset karhukirjeet maksamattomista laskuista
  • Raportointi järjestäjälle ja/tai reaaliaikaiset online-osallistujalistat ym. listaukset järjestäjien käyttöön
  • Osallistujakirjeenvaihto ja asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse
  • Osallistujatodistukset
  • Ilmoittautuminen tapahtumapaikalla
  • Tapahtuman budjetointi ja budjettiseuranta
  • Osallistumismaksujen, näyttelyn ja sponsoreiden laskutus
  • Maksumuistutuksista huolehtiminen
  • Rahaliikenteen hoito tapahtumalle nimetyn tilin kautta (osto- ja myyntilaskut)
  • Luottokorttimaksujen vastaanotto tapahtuman puolesta tietoturvallisesti NETS-palvelussa
  • Matkakorvausten ja palkkioiden maksaminen kutsutuille puhujille
  • Tapahtumamateriaalin kokoaminen ja pakkaaminen
  • Osallistujien vastaanotto ja materiaalin jakaminen osallistujille yhdessä nimikylttien kanssa
  • On-site ilmoittautumisten vastaanotto ja veloitus
  • Avoinna olevien maksujen kerääminen osallistujilta
  • Teknisten, catering- ja tilajärjestelyiden valvonta ja sujuvuudesta huolehtiminen
  • Avustajien kouluttaminen ja ohjeistus
  • Rekisteröinti- ja infotiskin miehitys
  • Abstraktilomakkeen suunnittelu ja abstraktien vastaanotto online
  • Kirjeenvaihto abstraktinjättäjien kanssa
  • Hyväksymis- ja hylkäämiskirjeiden lähettäminen sähköpostitse
  • Abstraktien online-arviointijärjestelmä tapahtuman järjestäjien käytössä
  • Abstraktien sijoittaminen tieteelliseen ohjelmaan järjestelmässä
  • Abstraktikirjan tulostus järjestelmästä
  • Huonekiintiöiden varaukset yhdessä sovituista hotelleista
  • Peruutusehtojen ja huonehintojen neuvottelut hotellien kanssa
  • Majoitusvarausten mahdollistaminen osallistujille online ilmoittautumislomakkeen kautta
  • Varauskiintiöiden valvonta ja hallinnointi
  • Visuaalinen/graafinen ilme, logojen suunnittelu
  • Markkinointimateriaalin suunnittelu yhdessä järjestäjän kanssa
  • Markkinointiviestintä
  • Tapahtuman nettisivut
  • Kongressisovellus (App)
  • Suunnittelu ja toteutus kokonaisuudessaan
  • Aikataulutus ja suunnittelu
  • Irtaimiston ja tavaroiden järjestely ja toimitus
  • Toimitetaan materiaalit ja muut kongressitavarat tapahtumapaikalle
  • Tapahtuman avajaiset ja päätöstilaisuus
  • Oheisohjelman kokonaissuunnittelu ja aikataulutus
  • Osallistujille tarjottavat retket ja pre- ja post tourit
  • Iltajuhlat
  • Vastaanotot
  • Esiintyjävaraukset
  • Tekniikka ja catering
  • Kuljetusjärjestelyt
  • Oheisohjelman ja retkien kuvaukset nettisivuille
  • Kaupallisen näyttelyn suunnittelu, myynti ja koordinointi
  • Yhteydet alihankkijoihin (mm. näyttelyrakentaja, sähköfirma, huolintaliikkeet)
  • Sponsoripakettien suunnittelu yhteistyössä järjestäjän kanssa
  • Posterinäyttelyn suunnittelu ja koordinointi
  • Sponsori- ja näytteilleasettajasopimukset ja -kirjeenvaihto
  • Infopaketin kokoaminen sponsoreille ja näytteilleasettajille
  • Sponsoreiden ja näytteilleasettajien laskutus
  • Rakennamme tapahtumien nettisivut tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisesti
  • Nettisivujen sisällöntuotto ja graafisen ilmeen määrittäminen
  • Palveluihimme kuuluu myös nettisivujen päivittäminen ja ylläpito
  • Kongressisovelluksen luominen ja ylläpito
  • Toteutamme kongressisovellukset tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisesti
  • Sovelluksen sisällöntuotto
  • Sovelluksen kautta lähetettävät tiedotteet ja muutokset ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana reaaliajassa

Tarvitsetko ammattitaitoista ja kokenutta kongressin järjestäjää?

    © Jussi Hellstén