© Vesa Laitinen
Jokaiseen kongressiin sopiva kokonaisuus
Confedent International on täyden palvelun kongressitoimisto. Palveluvalikoimaamme kuuluvat kaikki kokous-, seminaari- ja kongressijärjestämiseen liittyvät palvelut. Pyydä tarjous seuraavalle live, hybridi- tai virtuaalitapahtumallesi.
Jokaiseen kongressiin sopiva kokonaisuus
Räätälöimme palvelukokonaisuutemme asiakkaan tarpeiden mukaisesti hyödyntäen laajaa verkostoamme niin Helsingissä kuin ympäri Suomen tapahtuman koosta riippumatta. Alla luetellut ovat esimerkkejä saatavilla olevista palveluistamme.
- Nimetty kongressipäällikkö ja -koordinaattori joka tapahtumalle
- Projektin yleiskoordinointi ja dokumentointi
- Tapahtumapaikan varaukset ja yhteydenpito
- Tilojen käyttösuunnitelma ja tekniset tarpeet, pelastussuunnitelma ja ensiapu
- Somistus, kyltitys, catering
- Tulkkausjärjestelyt
- Yhteydenpito yhdessä sovittujen alihankkijoiden kanssa
- Yleinen konsultointi mm. avustusten, varainhankinnan ja markkinoinnin osalta
- Kutsuttujen puhujien matka- ja majoitusjärjestelyt ja -kirjeenvaihto
- Palautteen kerääminen osallistujilta ja näytteilleasettajilta
- Yhteenveto- ja palautekokous järjestäjien kanssa tapahtuman jälkeen
- Yksilöity loppuselvitys tapahtuman tuloista, menoista ja alv-kannoista tapahtuman jälkeen
- Tilaisuuteen sopivin hybridi- tai virtuaalikokonaisuus
- Confedentin osaava tiimi konsultoi koko prosessin ajan
- Huippulaatuinen tekninen toteutus alan ammattilaisten toimesta
- Striimialusta yrityksen ilmeen mukaisesti
- Osallistujien tunnistuslinkit
- Tekninen tuki ja moderointi
- Virtuaalinen aulapalvelu
- Chat
- 1:1 videopuhelut
- Sponsorit & näytteilleasettajat
- Etäpuhujien liitos striimiin
- ZOOM/Teams -toteutus tai videokuvaus paikanpäällä tai studioympäristössä
- Ilmoittautumislomakkeen suunnittelu, luonti ja räätälöinti kongressin visuaalisen ilmeen mukaan
- Tarvittavien osallistujatietojen kerääminen online-lomakkeella (yhteystiedot, ilmoittautumiskategoria, retket, iltajuhlat, erikoisruokavaliot, viisumikutsutiedot)
- Majoitusvaraukset tapahtuman huonekiintiöstä online-ilmoittautumisen yhteydessä
- Osallistumis- ja muiden varausmaksujen luottokorttiveloitukset salatussa yhteydessä
- Laskujen lähettäminen osallistujille
- Vahvistusten ja kuittien lähettäminen sähköpostitse
- Mahdolliset karhukirjeet maksamattomista laskuista
- Raportointi järjestäjälle ja/tai reaaliaikaiset online-osallistujalistat ym. listaukset järjestäjien käyttöön
- Osallistujakirjeenvaihto ja asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse
- Osallistujatodistukset
- Ilmoittautuminen tapahtumapaikalla
- Tapahtuman budjetointi ja budjettiseuranta
- Osallistumismaksujen, näyttelyn ja sponsoreiden laskutus
- Maksumuistutuksista huolehtiminen
- Rahaliikenteen hoito tapahtumalle nimetyn tilin kautta (osto- ja myyntilaskut)
- Luottokorttimaksujen vastaanotto tapahtuman puolesta tietoturvallisesti NETS-palvelussa
- Matkakorvausten ja palkkioiden maksaminen kutsutuille puhujille
- Tapahtumamateriaalin kokoaminen ja pakkaaminen
- Osallistujien vastaanotto ja materiaalin jakaminen osallistujille yhdessä nimikylttien kanssa
- On-site ilmoittautumisten vastaanotto ja veloitus
- Avoinna olevien maksujen kerääminen osallistujilta
- Teknisten, catering- ja tilajärjestelyiden valvonta ja sujuvuudesta huolehtiminen
- Avustajien kouluttaminen ja ohjeistus
- Rekisteröinti- ja infotiskin miehitys
- Abstraktilomakkeen suunnittelu ja abstraktien vastaanotto online
- Kirjeenvaihto abstraktinjättäjien kanssa
- Hyväksymis- ja hylkäämiskirjeiden lähettäminen sähköpostitse
- Abstraktien online-arviointijärjestelmä tapahtuman järjestäjien käytössä
- Abstraktien sijoittaminen tieteelliseen ohjelmaan järjestelmässä
- Abstraktikirjan tulostus järjestelmästä
- Huonekiintiöiden varaukset yhdessä sovituista hotelleista
- Peruutusehtojen ja huonehintojen neuvottelut hotellien kanssa
- Majoitusvarausten mahdollistaminen osallistujille online ilmoittautumislomakkeen kautta
- Varauskiintiöiden valvonta ja hallinnointi
- Visuaalinen/graafinen ilme, logojen suunnittelu
- Markkinointimateriaalin suunnittelu yhdessä järjestäjän kanssa
- Markkinointiviestintä
- Tapahtuman nettisivut
- Kongressisovellus (App)
- Suunnittelu ja toteutus kokonaisuudessaan
- Aikataulutus ja suunnittelu
- Irtaimiston ja tavaroiden järjestely ja toimitus
- Toimitetaan materiaalit ja muut kongressitavarat tapahtumapaikalle
- Tapahtuman avajaiset ja päätöstilaisuus
- Oheisohjelman kokonaissuunnittelu ja aikataulutus
- Osallistujille tarjottavat retket ja pre- ja post tourit
- Iltajuhlat
- Vastaanotot
- Esiintyjävaraukset
- Tekniikka ja catering
- Kuljetusjärjestelyt
- Oheisohjelman ja retkien kuvaukset nettisivuille
- Kaupallisen näyttelyn suunnittelu, myynti ja koordinointi
- Yhteydet alihankkijoihin (mm. näyttelyrakentaja, sähköfirma, huolintaliikkeet)
- Sponsoripakettien suunnittelu yhteistyössä järjestäjän kanssa
- Posterinäyttelyn suunnittelu ja koordinointi
- Sponsori- ja näytteilleasettajasopimukset ja -kirjeenvaihto
- Infopaketin kokoaminen sponsoreille ja näytteilleasettajille
- Sponsoreiden ja näytteilleasettajien laskutus
- Rakennamme tapahtumien nettisivut tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisesti
- Nettisivujen sisällöntuotto ja graafisen ilmeen määrittäminen
- Palveluihimme kuuluu myös nettisivujen päivittäminen ja ylläpito
- Kongressisovelluksen luominen ja ylläpito
- Toteutamme kongressisovellukset tapahtuman visuaalisen ilmeen mukaisesti
- Sovelluksen sisällöntuotto
- Sovelluksen kautta lähetettävät tiedotteet ja muutokset ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana reaaliajassa
Tarvitsetko ammattitaitoista ja kokenutta kongressin järjestäjää?
© Jussi Hellstén